目標(biāo)管理已經(jīng)是一個耳熟能詳?shù)母拍盍,?954年管理大師彼得。德魯克首倡目標(biāo)管理以來,這一管理模式就逐漸成為當(dāng)代企業(yè)管理體系的最為重要組成部分之一,甚至稱為“管理中的管理”。
管理評審是質(zhì)量管理體系運(yùn)行中的一項重要活動,是質(zhì)量管理體系自我完善機(jī)制中的一個重要過程。通過管理評審可以全面檢查和評價企業(yè)質(zhì)量方針、目標(biāo),以及質(zhì)量管理體系的充分性、適宜性和有效性,發(fā)現(xiàn)質(zhì)量管理體系及其運(yùn)行中存在的問題,并制定相應(yīng)的改進(jìn)措施,配備滿足體系需要的各種資源,從而不斷改進(jìn)體系、過程和產(chǎn)品,增強(qiáng)企業(yè)的質(zhì)量保證能力和市場競爭能力。因此,管理評審直接影響企業(yè)質(zhì)量管理體系是否正常運(yùn)行和質(zhì)量方針、目標(biāo)能否實現(xiàn)。
從兩者的概念可以看出,目標(biāo)的制定和實現(xiàn)是管理評審中的重要內(nèi)容,如何將
目標(biāo)管理有效地應(yīng)用于管理評審?如何借助管理評審這一有效改進(jìn)工具,確保目標(biāo)的實現(xiàn)?筆者通過幾年企業(yè)的實踐,將目標(biāo)管理的五個階段和管理評審的步驟一一對應(yīng),總結(jié)如下:
一、目標(biāo)設(shè)置
目標(biāo)管理的具體做法分四個階段:
第一階段為目標(biāo)設(shè)置,這是目標(biāo)管理最重要的階段,可由高層管理者預(yù)定目標(biāo),這是一個暫時的、可以改變的目標(biāo)預(yù)案。領(lǐng)導(dǎo)必須根據(jù)企業(yè)的使命和長遠(yuǎn)戰(zhàn)略,估計客觀環(huán)境帶來的機(jī)會和挑戰(zhàn),對本企業(yè)的優(yōu)劣有清醒的認(rèn)識。對組織應(yīng)該和能夠完成的目標(biāo)心中有數(shù)。
具體做法可以由管理者代表在編制管理評審計劃時,依據(jù)企業(yè)的長遠(yuǎn)期規(guī)劃,總公司或股東,顧客以及市場的要求,預(yù)定公司未來一年的目標(biāo)。此目標(biāo)需下發(fā)各部門進(jìn)行充分的征集意見,管理者代表收集各方面的意見后進(jìn)行修改,最后報給董事會或者公司最高管理層審批,形成正式的年度目標(biāo)。
當(dāng)然,預(yù)定的組織目標(biāo)可以和管理評審計劃結(jié)合在一起,也可以分開,重要的是開展管理評審會議討論時,組織應(yīng)該已經(jīng)預(yù)定了下一年度的目標(biāo),這樣才能傲到有的放矢,充分展開討論,否則就會形成兩張皮,管理評審表面做一套,而真正的組織目標(biāo)并沒有充分溝通和貫徹。
二、目標(biāo)展開
目標(biāo)管理的第二階段為目標(biāo)展開,又分為兩個環(huán)節(jié):目標(biāo)分解,對策展開,它們分別對應(yīng)管理評審的兩個步驟,
1、目標(biāo)分解一管理評審步驟之二資料準(zhǔn)備:
目標(biāo)展開是目標(biāo)從上到下層層分解、落實的過程。
目標(biāo)分解是目標(biāo)展開工作的第一環(huán),目標(biāo)分解就是將總體目標(biāo)在縱向、橫向或時序上分解到各層次,各部門以至具體負(fù)責(zé)人,形成目標(biāo)體系的過程,目標(biāo)分解是明確目標(biāo)責(zé)任的前提,是使總體目標(biāo)得以實現(xiàn)的基礎(chǔ)。
分目標(biāo)要具體量化,便于考核:分清輕重緩急,以免顧此失彼:既要有挑戰(zhàn)性,又要有實現(xiàn)可能。
2.對策展開-管理評審步驟之三評審:
對策展開是在目標(biāo)分解的基礎(chǔ)上制定實現(xiàn)目標(biāo)的具體對策措施,目標(biāo)需要對策才可能實現(xiàn)。在對策展開的過程中必須遵循以下要求:
、僖治霈F(xiàn)狀和目標(biāo)的差距,在找出產(chǎn)生差距的主要問題及其主要原因的基礎(chǔ)上制定對策,使對策緊緊扣住主要問題,才能有的放矢的縮短現(xiàn)狀與目標(biāo)的差距;
、趯Σ叩挠行圆辉跀(shù)量多,而在于是否有力;
③對策要明確具體,以便實施和控制。這些對策的要求也可以在管理評審的資料準(zhǔn)備階段要求各部門分解目標(biāo)后草擬出來,然后直接在管理評審會議上討論,以縮短會議時間,提高評審效率。當(dāng)然也可以直接在管理評審會議上,由與會人員群策群力,頭腦風(fēng)暴法式進(jìn)行制定,這樣的優(yōu)點是各方人員齊全,考慮的角度和層次完整,缺點是會議時間可能會較長。
管理評審最重要的內(nèi)容就是評審,對于評審的形式,一是可以逐個部門的溝通形式,二是間接會談,三是集體會談,現(xiàn)在企業(yè)多采用集體會談的形式,效率高,考慮問題全面。
評審會議評審些什么呢?簡短地總結(jié)前一年的目標(biāo)完成情況,將大多數(shù)的精力用在討論下一年的目標(biāo)和對策上,逐個目標(biāo)和對策進(jìn)行討論,并作出決議,同時應(yīng)安排好人員做好記錄,與會人員對會議內(nèi)容要一致認(rèn)可。
會議的記錄在會后即可整理成會議決議。下發(fā)各部門,各部門根據(jù)會議的要求,逐個對策制定負(fù)責(zé)人和完成時間,也就是明確目標(biāo)責(zé)任。
三、目標(biāo)實施
目標(biāo)管理重視結(jié)果,強(qiáng)調(diào)自主,自治和自覺,目標(biāo)既定,主管人員就應(yīng)放手把權(quán)力交給下級人員,但也不是說管理者就不聞不問,領(lǐng)導(dǎo)在目標(biāo)實施過程中的管理是不可缺少的。
首先進(jìn)行定期檢查,利用雙方經(jīng)常接觸的機(jī)會和信息反饋渠道自然地進(jìn)行;
其次要下級通報進(jìn)度,便于互相協(xié)調(diào);
再次要幫助下級解決工作中出現(xiàn)的困難問題,當(dāng)出現(xiàn)意外、不可測事件嚴(yán)重影響組織目標(biāo)實現(xiàn)時,也可以通過一定的手續(xù),修改原定的目標(biāo)。
這一過程就好比管理評審中的跟蹤,管理者代表應(yīng)督促相關(guān)部門檢查實施情況,檢森的方法可靈活地采用自檢、互檢和責(zé)成主管部門進(jìn)行檢查。檢查的依據(jù)就是事先確定的目標(biāo)體系。
四、目標(biāo)總結(jié)和評估
達(dá)到預(yù)定的期限后,下級首先進(jìn)行自我評估,提交書面報告:對于最終結(jié)果,管理者代表應(yīng)該收集相關(guān)證據(jù)資料和數(shù)據(jù),組織相關(guān)部門進(jìn)行評價,并根據(jù)評價結(jié)果進(jìn)行獎懲(獎懲可以另外形成一套考核體系。
同時討論下一階段目標(biāo),開始新循環(huán),如果目標(biāo)沒有完成,應(yīng)分析原因總結(jié)教訓(xùn),切忌相互指責(zé),以保持相互信任的氣氛,確保管理評審的輸出內(nèi)容做到實處。
五、小結(jié)
管理評審的重點是解決企業(yè)長期存在的問題和系統(tǒng)性的問題,這些問題其實就是阻礙企業(yè)目標(biāo)實現(xiàn)的瓶頸問題,因此有效地將這兩者統(tǒng)一起來,既可以防止企業(yè)兩張皮的管理現(xiàn)象,又切實地將質(zhì)量管理體系的改進(jìn)方法應(yīng)用到企業(yè)管理中,真正將質(zhì)最管理體系融入企業(yè)管理中,不再是為了認(rèn)證而認(rèn)證,切實挺升了企管的整體管理水平。