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一、概述
良好的文件系統(tǒng)是質(zhì)量保證系統(tǒng)的基本部分，應當覆蓋GMP的所有方面。
1、目標
制定所有物料的質(zhì)量標準和規(guī)程以及生產(chǎn)和控制的方法，以保證生產(chǎn)相關的所有人員知道應做什么以及何時做；
確保質(zhì)量負責人了解產(chǎn)品所有信息以決定產(chǎn)品是否批準放行，保證書面記錄的存在，可追溯性，保證提供相關記錄和審計追蹤以便調(diào)查。其確保驗證、審查和統(tǒng)計分析所有數(shù)據(jù)的有效性。
文件如何設計和使用取決于生產(chǎn)商。在某些情況下，下面描述的文件的一部分或全部可能在一起，但他們各自通常是相互獨立的。
2、基本要求
文件應當精心的設計、制定、檢查和發(fā)放。其應當符合生產(chǎn)許可和銷售許可相關部分的要求。
文件應當有合適的負責人批準、簽字并注明日期。沒有得到授權(quán)和批準，任何文件不得修改。
文件內(nèi)容應當明確：應當闡明文件名稱、性質(zhì)和目的。文件布局應當有序，便于檢查。復印文件應當清楚易讀。從主文件復印工作文件時，不得產(chǎn)生任何差錯。
文件應當定期審查并保持更新。當文件修訂時，應有防止舊版本誤用的系統(tǒng)。舊版本的文件應當保存一定時間。
當文件需要輸入數(shù)據(jù)時，這些數(shù)據(jù)的輸入應當清晰，易讀和不易丟失。文檔應當留有足夠的空間填寫這些數(shù)據(jù)。
文檔的任何修改應當簽名并標明日期；修改處應使原始信息清晰可讀。適當時，應當記錄修改的理由。
生產(chǎn)過程中采取的每一項措施應當完整記錄，才可追溯產(chǎn)品生產(chǎn)中涉及的所有關鍵步驟。記錄應當保存至產(chǎn)品有效期后至少一年。
應使用電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)或照相或其他可靠的方式記錄數(shù)據(jù)（儲存記錄）。應有主配方和與系統(tǒng)相關的詳細的SOPs，記錄的準確性應當核查。如果使用電子方法處理文件，只有質(zhì)量負責人能夠進入電腦或修改數(shù)據(jù)，應有變更和刪除記錄。應通過密碼或其他方式限制他人登陸，關鍵數(shù)據(jù)的輸入應由他人進行復核。用電子方法儲存的批記錄應備份到磁帶、縮微膠卷、打印紙或其他介質(zhì)上。尤其重要的是，在保留期間，數(shù)據(jù)應當易于查閱。
二、必要的文件
1、標簽
包裝容器、設備或廠房的標簽應清晰易讀，并采用公司批準的格式。除了標簽使用文字說明外，通常還可應使用不同的顏色表明狀態(tài)（如，待驗、合格、拒絕、清潔），這種做法是有用的。
按照國家法規(guī)的要求，所有產(chǎn)品應當用標簽進行標識，標簽至少包括以下信息：
�。╝） 產(chǎn)品名稱
�。╞） 配料表
�。╟） 產(chǎn)品標準號及生產(chǎn)許可證號
�。╠）以非編碼的形式說明產(chǎn)品有效期
�。╡） 特殊儲存條件或必要的處理注意事項。
�。╢） 使用說明，警告和必要的注意事項。
�。╣）生產(chǎn)商或公司的名稱、地址和聯(lián)系方式。
�。╤）營養(yǎng)成分表
�。╥）凈含量
對于標準品，標簽和/或隨同的文件應當標明凈含量、生產(chǎn)日期、有效期、儲存條件和控制編號（適當時）。
2、標準和檢驗規(guī)程
用于常規(guī)檢驗前，文件所述檢測規(guī)程應在現(xiàn)有的儀器和設備的范圍內(nèi)進行驗證。
應有經(jīng)適當批準和簽字的標準，包括原材料、包裝材料和成品的鑒別、含量、純度和質(zhì)量的檢測；適當時，應有中間體或待包裝產(chǎn)品的標準。還應包含生產(chǎn)過程所用的水、溶劑和試劑（例如，酸和堿）的標準。
每個標準都應批準和簽署（注明日期），并由QC或QA保存。
需要定期修訂標準以符合國家相關法律法規(guī)及質(zhì)量標準。
3、原材料和包裝材料的標準
原材料、內(nèi)包裝材料和印刷包裝材料的指標應提供物料的描述，包括：
�。╝） 指定的名稱和內(nèi)部代碼
�。╞） 參考的國家相關法律法規(guī)及質(zhì)量標準
�。╟） 定性和定量要求，包括可接受限度
根據(jù)公司的實際情況，還可以加入以下內(nèi)容：
�。╝） 物料的供應商和原始生產(chǎn)商
（b） 印刷材料的樣品
�。╟） 取樣、檢測方法的說明或方法參考。
�。╠） 儲存條件和注意事項
�。╡） 復檢前的最長儲存期
包裝材料應當符合標準，應當與其所含的物料和或產(chǎn)品兼容。應當檢測包裝材料的標準符合性、缺陷以及標識的正確性。
描述檢測方法的文件應說明再分析每個原料要求的頻率，由其穩(wěn)定性判定的。
中間體和待包裝產(chǎn)品的標準
應當制定中間體和待包裝產(chǎn)品的標準。適當時，該標準應當與原材料或成品的標準相似。
4、成品的標準
成品的標準應當包括：
�。╝） 產(chǎn)品指定名稱和代碼（如適用）
�。╞） 原輔料指定名稱
（c） 工藝配方
�。╠） 對規(guī)格和包裝詳情的描述
�。╡） 取樣和檢測方法或方法的參考
�。╢） 定性和定量的要求，有可接受限度。
�。╣） 存儲條件和注意事項
�。╤）保質(zhì)期
5、工藝規(guī)程
每個產(chǎn)品應有正式批準的主配方和批量。
主配方應當包括：
�。╝） 產(chǎn)品名稱和質(zhì)量標準相關的產(chǎn)品參考代碼
�。╞） 產(chǎn)品的規(guī)格和規(guī)格描述，以及批量
�。╟） 所使用的原料的清單，包含每個物料的用量、指定名稱和專有代號的描述（應注意生產(chǎn)過程中可能消失的物質(zhì)）
�。╠） 產(chǎn)品最終收率的可接受限度以及相關中間體收率的可接受限度（如適用）的說明
�。╡） 加工場所和所用主要設備的說明
�。╢） 用于關鍵設備的準備和運行的方法或參考方法，例如清潔（特別是更換產(chǎn)品后清潔）、組裝、校準、滅菌、使用。
�。╣） 每步處理的詳細的生產(chǎn)指令（如，物料的核對、預處理、加料順序、混合時間、溫度）
�。╤） 所有中間控制指令和限度
�。╥） 必要的產(chǎn)品儲存要求，包括包裝容器、標簽和一些特殊儲存條件。
�。╦） 必要的特別注意事項。
三、包裝指令
每一產(chǎn)品、包裝規(guī)格和包裝類型都應有批準的包裝指令。包裝通常應包括或參考以下內(nèi)容：
�。╝） 產(chǎn)品名稱
�。╞） 產(chǎn)品規(guī)格、含量和使用方法的描述（如適用）
�。╟） 最終包裝容器中的產(chǎn)品裝量，以數(shù)量、重量或體積表示。
�。╠） 標準批量所要求的所有包裝材料的清單，包括包裝材料的數(shù)量、規(guī)格和類型、以及每一個包裝材料質(zhì)量標準的代碼或參考號
�。╡） 印刷包裝材料的樣張或復制品和實樣，注明產(chǎn)品批號、有效期。
�。╢） 特別注意事項，包括包裝區(qū)域和設備應仔細檢查以確保在包裝前后已清潔。
（g） 包裝操作的描述，包括所有重要的輔助操作和所用設備
�。╤） 中間控制（包含取樣和可接受限度的指令）的詳情。
1、批生產(chǎn)記錄
每一批產(chǎn)品均應有相應的批生產(chǎn)記錄。批生產(chǎn)記錄應當以現(xiàn)行已批準的指標相關部分為依據(jù)。應有起草此類記錄的方法，避免錯誤。（建議使用復印或以通過驗證的計算機程序。應避免抄錄已批準的文件）
在生產(chǎn)開始之前，應當檢查確保儀器和工作平臺干凈，沒有計劃生產(chǎn)不需要的之前的產(chǎn)品、文件或物料，設備應干凈并適合使用。此類檢查應當記錄。
生產(chǎn)過程中，采取每一步措施時，都應當記錄以下信息，記錄填寫完畢后，應注明日期并由生產(chǎn)操作的負責人簽名。
�。╝） 產(chǎn)品名稱
（b） 批號
�。╟） 開始生產(chǎn)、重要的中間階段和完成生產(chǎn)的日期和時間
（d） 每個生產(chǎn)階段的負責人名稱。
（e） 各重要生產(chǎn)階段操作人的姓名縮寫，必要時，應有對每一操作（例如，稱重）進行檢查的操作人的姓名縮寫。
�。╢） 每一批起始原料的批號和/或分析控制號以及實際質(zhì)量（包括回收或返工物料的批號和數(shù)量）
�。╣） 所有相關的生產(chǎn)操作或事件和所用的主要設備。
（h） 完成的中間控制，操作人員的姓名縮寫，以及所得結(jié)果
�。╥） 不同生產(chǎn)階段或相關階段，獲得的產(chǎn)量，以及實際產(chǎn)量嚴重偏離預期收率的評價說明或解釋
�。╦） 特殊問題的注釋，包括偏離主配方的所有偏差情況的說明。
2、批包裝記錄
生產(chǎn)的每批或批次的一部分批包裝記錄應保存，其應基于批準的包裝指令的相關部分。應有起草此記錄的方法以避免錯誤（建議使用復印或經(jīng)過驗證的計算機程序。應當避免抄錄已批準的文件）。
包裝操作開始之前，應當檢查確保儀器和工作平臺干凈，沒有計劃包裝操作不需要的產(chǎn)品、文件或物料，設備干凈且適合使用。此類檢查應當記錄。
采取每一步操作時，應當記錄以下信息，應通過簽名或電子密碼清晰地標識日期和負責人。
�。╝） 產(chǎn)品名稱、批號和待包裝產(chǎn)品數(shù)量，以及要得到的成品的批號和計劃產(chǎn)量、實際產(chǎn)量和理論產(chǎn)量之間的平衡核算。
�。╞） 包裝操作的日期和時間
�。╟） 實施包裝操作的負責人姓名
�。╠） 不同關鍵步驟的操作人員姓名縮寫
�。╡） 檢查標識和與包裝指令的一致性，包括中間控制的結(jié)果
�。╢） 包裝操作的詳情，包括所用設備的代號和包裝線，必要時，保存未包裝產(chǎn)品的產(chǎn)品不包裝指令或退回產(chǎn)品至存儲區(qū)的記錄
�。╣） 所用的印刷包裝材料的樣品，包括批號、有效期和其他額外的打印信息的印刷和定期檢查的批準的樣本。
�。╤） 對于一些特殊問題的注釋，包括由合適的人員書面批準的偏離包裝指令的所有偏差的詳細信息。
�。╥） 發(fā)放、使用、銷毀或退回庫房的所有印刷包裝材料和待包裝產(chǎn)品的數(shù)量和參照號或標識以及產(chǎn)品數(shù)量，以便進行充分的物料衡算。
四、操作規(guī)程和記錄
1、應有SOPs和采取相關措施的記錄，必要時應有結(jié)論：
（a） 儀器組裝和驗證
�。╞） 分析儀器和校準
�。╟） 維護、清潔和衛(wèi)生
�。╠） 人事相關問題，包括資質(zhì)、培訓、服裝和衛(wèi)生
�。╡） 環(huán)境監(jiān)控
�。╢） 蟲害控制
（g） 投訴
�。╤） 召回
�。╥） 退貨
對于每一個原材料、內(nèi)包裝材料和印刷包裝材料都應有物料接收的SOPs和記錄。
2、物料接收的記錄應當包括：
（a） 發(fā)貨單和包裝容器上的物料名稱
�。╞） 公司內(nèi)部使用的物料名稱和/或代碼，若不同于（a）
（c） 接收日期
�。╠） 供應商的名稱和生產(chǎn)商的名稱（可能的話）
（e） 生產(chǎn)商的批號或參考號
（f） 接收的總量和包裝容器的數(shù)量
�。╣） 接收后分配的批號
�。╤） 有關說明（例如，包裝容器的說明）
應當有關于內(nèi)部標簽、原材料、包裝材料和其他物料待驗和儲存的SOPs。
對于每一個儀器和設備（如，使用、校準、清潔和維護），都應有相應的SOP，并放在每個設備的附近位置。
應當有取樣的SOPs，明確授權(quán)取樣的人員。
3、取樣指令應當包括：
�。╝） 取樣方法和取樣計劃
（b） 所用設備
�。╟） 避免物料污染或任何質(zhì)量惡化的所有注意事項
�。╠） 取樣量
�。╡） 分樣操作指令
�。╢） 所用樣品容器的類型，是無菌取樣容器還是正常取樣容器，并貼簽
（g） 應采取特殊預防措施，特別是當涉及無菌取樣或有毒物質(zhì)。
應當有描述批號編制系統(tǒng)的SOP，以保證每一批中間體、待包裝產(chǎn)品和成品都有特定的批號。
適用于生產(chǎn)階段和各自包裝階段批號編制的SOP應當彼此相互關聯(lián)。
批號編制的SOP應當確保同一批號不會重復使用，這也適用于返工批次。
批號分配后應當立即記錄，如記錄在日志中。記錄應當至少包括分配日期、產(chǎn)品標識和批量。
應當制定適用于不同生產(chǎn)階段的物料和產(chǎn)品檢測的書面檢驗規(guī)程，描述所用的方法和儀器。應當記錄實施的檢測。
4、檢驗記錄應至少包含以下數(shù)據(jù)：
�。╝） 物料或產(chǎn)品的名稱，如適用，應包括規(guī)格
（b） 批號，適當時，生產(chǎn)廠家和/或供應商的名稱
（c） 相關標準和檢測方法的參考
�。╠） 檢測結(jié)果和所參照的標準（限度），包括觀察和計算
�。╡） 檢測的日期和參考號
�。╢） 檢驗人員的姓名縮寫
（g） 對檢驗、計算進行核對的人的姓名縮寫，并注明日期。
（h） 放行或拒絕的明確聲明（或其他決定），并有指定的負責人的簽名和日期。
應當建立物料和成品的書面放行和拒絕程序。特別是由質(zhì)量負責人決定成品銷售放行的書面程序。
每一批產(chǎn)品的銷售記錄應當保存，例如，必要時方便相應批次的召回。
重要和關鍵設備有關驗證、校準、維護、清潔或維修操作的記錄應當保存，記錄內(nèi)容應包括實施這些操作的日期和操作人。
重要和關鍵設備的使用以及處理產(chǎn)品的區(qū)域應當按時間順序記錄。
應當有分配清潔和衛(wèi)生以及詳細描述清潔計劃、方法、所用的設備和物料以及需要清潔的設備和設施的書面規(guī)程。此類書面規(guī)程應當遵循。
5、微生物實驗室記錄要求
對數(shù)據(jù)和研究進行適當?shù)挠涗浭俏⑸锘炇页晒Φ年P鍵。首要原則是必須根據(jù)書面SOP要求進行檢測，SOP必須是書面的，反映真實操作�；炇矣涗洷緫涗浰嘘P鍵細節(jié)，以便重現(xiàn)檢測操作，確認數(shù)據(jù)的完整性�；炇矣涗浿辽賾ㄒ韵聝�(nèi)容
日期
檢測樣品名
檢驗人員
規(guī)程編號
記錄檢驗結(jié)果
偏差（如有）
記錄參數(shù)（所用儀器、所用微生物庫存培養(yǎng)、所用培養(yǎng)基批號）
管理者/復核簽字
所有關鍵設備均應記錄，且應具有SOP所規(guī)定的校正計劃和維護記錄。適當時，設備日志或記錄表格應在現(xiàn)場，并與化驗室記錄本內(nèi)容一致。設備溫度（水浴、培養(yǎng)箱、滅菌器）應有記錄并可追蹤。
所執(zhí)行的SOP及其版本應記錄清楚。數(shù)據(jù)修正應對原數(shù)據(jù)劃單刪除線，在旁邊另書寫正確認數(shù)據(jù)。原始數(shù)據(jù)應保持不被擦除或覆蓋。
檢測結(jié)果應包括原始碟計數(shù)結(jié)果，使審核人員可以重新計算結(jié)果。數(shù)據(jù)分析方法應在SOP中詳細說明。如果檢驗記錄中需要引入圖表，這些圖表應采用透明膠帶保護，且不能遮擋該記錄頁上的任何其它數(shù)據(jù)。將圖表附入記錄的人員應在圖表上簽字，簽字應在圖表和記錄本之間騎縫。化驗室記錄本應編有頁碼，索引表，使用起止時間。
所有化驗室數(shù)據(jù)應歸檔，并防止不可恢復的損壞。應有正式的記錄保管和檢索程序。
